Executive Secretary Int. Architectenbureau, Amsterdam Centrum

(O190051)

Organisatie

Onze opdrachtgever is een bekend full service internationaal architectenbureau met kantoren in 4 landen. Binnen dit dynamische bedrijf zijn meer dan 250 zeer gedreven, hoog opgeleide medewerkers met 30 verschillende nationaliteiten werkzaam. De cultuur is informeel, internationaal, multidisciplinair en zeer ambitieus, maar ook vriendelijk met een focus op persoonlijke en professionele ontwikkeling. Ter ondersteuning van 1 partner en 2 directieleden zoeken wij een gedreven en ervaren executive secretary.

Functie

In deze uitdagende en drukke functie ondersteun je de partner en 2 directieleden in de meest brede zin van het woord. Je regelt alle informatiestromen, handelt deze waar mogelijk af en zet zaken in gang. Je toont grote betrokkenheid, weet de dag zo efficiënt mogelijk in te delen, plant, coördineert en zorgt voor adequate follow-ups. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor de vele contacten. Je beheert de complexe agenda’s en bent daartoe gesprekspartner voor de betrokken partijen. Je stelt altijd de juiste prioriteiten en bent in staat de werkzaamheden van jouw directieleden te managen. Je plant, organiseert en boekt de veelvuldige zakenreizen, interne project meetings en maakt notulen, je regelt lezingen, interviews en presentatie meetings met klanten. Je houdt de urenadministratie bij en verzorgt de declaraties.
Door je betrokkenheid en kennis van de bedrijfsprocessen, kan je anticiperen op te nemen acties en een pro actieve ondersteuning bieden.

Ideale kandidaat

De juiste kandidaat is professioneel en integer met een open, no-nonsense instelling. Je functioneert zelfstandig, beschikt over een helicopterview en schakelt snel. Je bent flexibel en nauwkeurig in je werk en voorziet de consequenties van je handelen. Je bent een discrete, intelligente teamplayer waar mensen zich prettig bij voelen. Je bent zowel een doener als een denker met uitstekende sociale, communicatieve en organisatorische vaardigheden.

De functiecriteria

• HAVO/VWO diploma. • Afgeronde HBO opleiding. • Ruime relevante werkervaring in een soortgelijke functie. • Uitstekende beheersing van MS Office. • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, Duits is een pré. • Het betreft een vaste fulltime functie (40 uur, niet bespreekbaar). • Uitstekend bereikbaar met het OV; parkeren niet mogelijk.

 

Terug naar vacatures overzicht Reageer op deze vacature