Project Coordinator / Executive Assistant, Amsterdam
(2023-00034)
Organization
Onze opdrachtgever is een prestigieuze internationaal opererende organisatie binnen de zakelijke dienstverlening. Zij zijn gevestigd op de Zuidas en opereren op het hoogste niveau voor senior-level executive search en leiderschapsadvies. Ter ondersteuning van een van consultants zijn wij op zoek naar een professionele, representatieve project coordinator/executive assistant.
Function
Als project coordinator ben jij de strategische partner van de druk bezette consultant en fungeer je vaak als eerste aanspreekpunt. Je houdt je bezig met het project management van de searches, beheert de complexe agenda en alle communicatie en documentatie die bij de projecten hoort. Je fungeert als liaison met zowel in- als externe stakeholders. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het plannen van meetings, calls en interviews voor projecten en zorg je dat het project proces goed verloopt.
Je bereidt meetings en klantenbezoeken voor, plant en regelt zakenreizen en organiseert conference calls. Ook inhoudelijk ben je zeer betrokken en geïnteresseerd en er wordt verwacht dat je op de hoogte bent van alle lopende projecten. Je weet hoe bedrijfsprocessen werken en je krijgt de kans taken naar je toe te trekken.
Ideal Candidate
Je bent praktisch ingesteld en resultaatgericht. Je functioneert zelfstandig en beschikt over een helicopterview. Je weet op prettige wijze zaken gedaan te krijgen en bent een organisator pur sang. Je communiceert op heldere, discrete wijze, bent initiatiefrijk en voelt je verantwoordelijk voor het af te leveren eindproduct. Flexibiliteit en stressbestendigheid zijn onontbeerlijk in deze functie. Je stelt de juiste prioriteiten, schakelt snel en werkt gestructureerd. Je beschikt over uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden. Je bent enthousiast, energiek en ook een teamplayer die bijdraagt aan een plezierige werkomgeving.
Job criteria
HBO werk- denkniveau.
Relevante werkervaring als executive assistant binnen de (internationale) zakelijke dienstverlening.
Grondige kennis van MS Office.
Uitstekende beheersing van de Engelse en Nederlandse taal.
Het betreft een vaste functie (40 uur per week)
Hybride werken