Senior Assistant Bestuur & Management Team, Utrecht

(O210030)

Organisatie

Voor onze opdrachtgever, een overkoepelend orgaan in de medische wereld, zoeken wij een ervaren Senior Assistant ter ondersteuning van het bestuur en Management Team

Functie

Je bent in deze rol verantwoordelijk voor één of meerdere bestuurs- en MT leden. Je plant, beheert en bewaakt de complexe agenda’s. Je organiseert vergaderingen, externe overleggen en bijeenkomsten. Je bereidt deze vergaderingen voor (inclusief de benodigde faciliteiten) en bewaakt de gemaakte afspraken en genomen besluiten. Je handelt voor zover mogelijk telefoongesprekken, e-mails en uitgaande correspondentie zelfstandig af.
Je verzamelt informatie en verwerkt deze tot rapportages en presentaties, ook redigeer je stukken. Je maakt je (nieuwe) software programma’s snel eigen, waardoor je op efficiënte wijze en volgens de juiste werkmethode de workload weet te managen.
Samen met je (4) collega’s vorm je een hecht secretariaatsteam en draag je zorg voor een uitstekende front en back office. Doordat je goed op de hoogte bent van lopende zaken, kan je op de juiste wijze anticiperen op te nemen acties.

Ideale kandidaat

Je bent een professionele, ervaren assistant die uitstekend zelfstandig, maar ook in teamverband kan functioneren. Je bent gewend onder hoge werkdruk en hectiek kalm te blijven en efficiënt te werken. Dit ervaar jij als een uitdaging en geeft je energie. Je beschikt over een collegiale attitude, een gezonde dosis humor en relativeringsvermogen. Het ontzorgen van de mensen voor wie je werkt en het aanbrengen van structuur vind je een belangrijke zaak en is je passie. Je bent gewend in ad-hoc situaties koers te houden. Je bent representatief, servicegericht en beschikt over uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden.

De functiecriteria

• HBO werk- en denkniveau. • Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als Management Assistant. • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal. • Uitstekende beheersing van software pakketten (Office 365 en CRM-Afas). • Het betreft een vaste functie voor 32-40 uur per week.

 

Reageer op deze vacature


Terug naar vacatures overzicht