Directie-Assistent Uitvaartorganisatie, Amsterdam

(2024-00003)

Organisatie

Onze opdrachtgever is een gerenommeerde uitvaartorganisatie in Amsterdam met meerdere locaties, ook buiten Amsterdam. Deze organisatie is gespecialiseerd in het verzorgen van uitvaarten van elke achtergrond, religie en cultuur. De uitvaartmarkt is een markt en beweging en onze opdrachtgever blijft innoveren en ontwikkelen om optimaal op de wensen en behoeften van de klant te kunnen inspelen. Voor deze organisatie zijn wij op zoek naar een ervaren en representatieve Directie-Assistent.

Functie

In deze rol ben je verantwoordelijk voor een optimale professionele ondersteuning van de directie en het managementteam. Samen met jouw collega vormen jullie een enthousiast en perfect lopend directiesecretariaat. In deze rol neem je een vertrouwenspositie in en biedt je ondersteuning bij het voorbereiden en uitwerking van het strategisch beleid. Je bent nauw betrokken bij de besluitvormingsprocessen. Je beheert de agenda’s, je stelt de juiste prioriteiten en weet de dag op de juiste wijze in te delen. Je verzorgt en bewaakt de voortgang van de in- en externe correspondentie en zorgt voor een adequate informatiestroom. Je organiseert en notuleert Directie- en MT vergaderingen en zorgt ervoor dat de agenda en bijbehorende stukken voor deze vergaderingen tijdig worden verspreid. Ook bied je, in samenwerking met jouw collega, administratieve ondersteuning aan de RvC, AvA, Raad van Toezicht en de OR. Daarnaast regel je een aantal facilitaire zaken, treed je op als gastvrouw en organiseer je kleine evenementen.

Ideale kandidaat

Je bent een allround assistant die gewend is op zelfstandige en accurate wijze te werken. Je staat sterk in je schoenen en je bent niet bang om beslissingen te nemen. Binnen deze organisatie is geen dag hetzelfde en je kunt goed omgaan met de veranderingen die dit met zich meebrengt. Daarin stel je steeds de juiste prioriteiten. Je bent een open prettige persoonlijkheid die snel schakelt en aan een half woord genoeg heeft. Je bent zakelijk maar verliest het menselijke aspect nimmer uit het oog. Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen en toont maatschappelijke betrokkenheid. Integriteit en servicegerichtheid zijn vanzelfsprekend voor je. Je bent een verbinder pur sang, diplomatiek en denkt mee. 

Functiecriteria

  • HBO werk- en denkniveau.
  • Tenminste 3 jaar ervaring in het ondersteunen van directies.
  • Werkervaring binnen een bestuurlijke omgeving is een pré.
  • Aantoonbare ervaring met notuleren is een must.
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse en bij voorkeur de Engelse taal.
  • Uitstekende kennis van het MS Office pakket.
  • Het betreft een vaste functie voor 32 uur.
  • Parkeergelegenheid.