Directiesecretaresse BAM Infra NL
(2023-00021)
Organisatie
BAM Infra Nederland bouwt al meer dan 150 jaar mee aan de infrastructuur van Nederland. Bij infrastructuur kun je denken aan het asfalt en wegen, het openbaar vervoer en civiele werken. BAM Infra NL is dé partner voor infrastructurele verbindingen in Nederland en heeft alles in huis om met vernieuwende oplossingen te komen. Op geheel eigen wijze. Net even anders. Net even slimmer. En altijd veilig en duurzaam.
Ter ondersteuning van twee directieleden, waaronder de Executive Director, zijn wij op zoek naar een flexibele, doortastende en servicegerichte assistant.
Functie
In deze rol ondersteun je 2 directieleden op zowel secretarieel, administratief als organisatorisch gebied. Je beheert de complexe agenda’s en plant en coördineert afspraken met een perfectie prioriteitstelling. Je screent alle inkomende communicatie en zorgt ervoor dat, op basis van jouw prioritering, de juiste actie wordt ondernomen. Je bent de oren en ogen van de directie en fungeert als aanspreekpunt voor zowel in- als externe contacten. Je handelt op discrete wijze (routine)kwesties af en zorgt dat je de benodigde informatie en documentatie opvraagt en verzamelt. Ook verzorg je correspondentie zoals (nieuws)brieven, rapporten en presentaties. Je organiseert en notuleert (voornamelijk actiepunten) diverse vergaderingen en bewaakt de follow-up hiervan. Je organiseert bijeenkomsten, zoals presentaties en vergaderingen. Daarbij regel jij de accommodaties en catering, en ook het correct ontvangen en verzorgen van bezoekers en het voorbereiden van de inhoudelijke presentaties.
Ideale kandidaat
Je voelt je thuis in een dynamische en no-nonsens organisatie. Je bent proactief ingesteld en hebt aan een half woord genoeg. Je bent organisatorisch uitstekend onderlegd en kunt snel schakelen. Je bent mensgericht en toegankelijk maar weet ook op een professionele en charmante wijze de directieleden af te schermen waar nodig. Je hebt sterke communicatieve en sociale vaardigheden. Daarnaast ben je representatief en servicegericht en samen met jouw collega Directiesecretaresse vormen jullie een verbindende schakel binnen de organisatie.
Functiecriteria
- HBO werk- en denkniveau.
- Minimaal 5 jaar recente en relevante werkervaring.
- Uitstekende kennis van de Nederlandse taal en goede beheersing van het Engels.
- Uitstekende kennis van het MS Office pakket.
- Op kantoor werkzaam, wel enige flexibiliteit; 1 dag per week op hoofdkantoor Bunnik.
- Parkeerplaats beschikbaar.
- Fulltime, 36 uur p/w bespreekbaar.