Executive Assistant to Managing Director / Country Manager
(2023-00025)
Organisatie
Onze opdrachtgever is een vooraanstaande, internationale organisatie binnen de zakelijke dienstverlening. Ter ondersteuning van de Managing Director/Country Manager zijn wij op zoek naar een professionele, representatieve en ervaren Executive Assistant.
Functie
In deze uitdagende en brede 1 op 1 rol, bied je op hoog niveau ondersteuning aan de druk bezette MD en fungeer je vaak als eerste aanspreekpunt voor de senior contacten. Je beheert de complexe agenda, verzorgt correspondentie in de Nederlandse en Engelse taal, filtert de mailbox en neemt waar nodig actie. Je bereidt meetings en klantenbezoeken voor en plant en regelt zakenreizen. Je organiseert conference calls, verwerkt de expense reports en houdt de database bij. Je bent gewend als sparringpartner te fungeren en ziet het belang van een signaleerrol. Je bent uitstekend op de hoogte van alle lopende projecten, kan anticiperen op te nemen acties en weet hoe bedrijfsprocessen werken. Je denkt mee en vooral vooruit en weet met een creatieve, positieve denkwijze problemen te voorkomen en/of op te lossen. Daarnaast organiseer je diverse kantoorevenementen en ben je aanspreekpunt voor externe partijen/leveranciers. HR werkzaamheden behoren ook tot jouw takenpakket t.w. het maken van arbeidscontracten, het regelen van assessments, recruitment van Executive Assistants, regelen van vervanging tijdens vakanties/ziekte e.d., coördinatie van het team van Executive Assistants.
Ideale kandidaat
Je bent een professionele, doortastende en representatieve Executive Assistant die zich thuis voelt in een dynamische en veeleisende werkomgeving. Je beseft het belang van je positie en bent tevens in staat je op een toegankelijke en prettige wijze te manifesteren. Je communiceert op heldere wijze en weet op een doortastende wijze dingen gedaan te krijgen. Je hebt aan een half woord genoeg en kan hoofd- en bijzaken onderscheiden. Je beschikt over een helicopterview, neemt de juiste beslissingen en houdt altijd het belang van de organisatie in het oog. Je bent flexibel, gestructureerd en nauwkeurig in je werkzaamheden en voorziet de consequenties van je handelen. Je bent discreet, positief ingesteld en beschikt over uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden.
Functiecriteria
HBO/WO werk- denkniveau.
Ervaring met projectmanagement is een pré.
Ervaring met HR gerelateerde werkzaamheden is een pré.
Ruime relevante werkervaring als Executive Assistant binnen een internationale omgeving in de zakelijke dienstverlening.
Uitstekende kennis van MS Office.
Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
Het betreft een vaste functie voor 40 uur/Hybride