Executive Assistant Director Europe
(2023-00027)
Organisatie
Onze opdrachtgever is een stichting en maakt deel uit van een internationaal netwerk. Deze foundation beheert en herstelt beschermde natuurgebieden in Afrika waar de natuur onder druk staat. Het doel is om de biodiversiteit in de parken te herstellen en bewaken, het toerisme te activeren en de lokale bevolking hier de voordelen van te bieden. Met andere woorden: ecologische, economische en sociale verduurzaming van de parken.
Ter ondersteuning van de Director Europe zijn wij op zoek naar een ervaren Executive Assistant met een passie voor natuur en/of Afrika.
Functie
In deze brede en uitdagende rol ben je vooral de rechterhand van de Director Europe met al haar drukke werkzaamheden. Je hebt het overzicht van haar actielijst en ondersteunt in het managen van de workload. Verder zal je een belangrijke schakel zijn in het snel groeiende ambitieuze Europese team, dat zich met name richt op fundraising.
Je ondersteunt de Director bij alle dagelijkse taken; agenda, mail, correspondentie en het
organiseren en plannen van zakenreizen. Je houdt het CRM systeem (Salesforce) up-to-date voor alle Europese accounts. Daarnaast ondersteun je het Europese team bij het voorbereiden en ontwerpen van gepersonaliseerde materialen voor donateurs en prospects.
Verder ben je betrokken bij de organisatie van trips voor (toekomstige) donoren. Deze trips zijn het meest impactvol om het werk van de foundation te laten zien. Je bereidt deze trips van A tot Z voor, stemt het programma en de bijbehorende boekingen af met het Travel-team in Johannesburg en bent voor de accountmanagers het eerste aanspreekpunt.
Je bent tevens verantwoordelijk voor het office management van het Amsterdamse kantoor aan de rand van het Vondelpark in Amsterdam Zuid.
Ideale kandidaat
Je bent een professionele, ervaren en praktisch ingestelde persoonlijkheid die stevig in haar schoenen staat en in grote mate zelfstandig werkt. Je fungeert en communiceert op elk niveau en weet op te treden als een volwassen, prettige gesprekspartner. Je hebt weinig aansturing nodig en weet de juiste prioriteiten te stellen. Je bewaart het overzicht en schakelt snel. Organiseren en regelen is je tweede natuur en je vindt het een uitdaging om de diverse partijen bij elkaar te krijgen en te enthousiasmeren. Je bent accuraat, discreet en beschikt over een flexibele werkhouding. Je voelt je verantwoordelijk voor je taken en gaat beslissingen niet uit de weg. Je bent collegiaal, vrolijk, stabiel en representatief.
Functiecriteria
HBO werk- en denkniveau.
Ruime relevante (internationale) werkervaring.
Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
(Duits en Frans is een pre)
Uitstekende beheersing MS Office Suite; kennis van Salesforce is een pre.
Het betreft een vaste functie (32-40 uur p/w)