Office Manager & Executive Assistant, HC Partners

(2024-00013)

Organisatie

HC Partners is een investeringsmaatschappij met de focus op het MKB segment. Het team is hecht en betrokken. “Handen uit de mouwen” zit in het DNA van de organisatie en er wordt met elkaar samengewerkt op een transparante en niet-hiërarchische manier. Ondernemerschap wordt aangemoedigd en de kernwaarden zijn ruimdenkendheid en humor. Vanuit het moderne kantoor in de Amsterdamse Houthavens heb je een prachtig uitzicht over het water. Ter ondersteuning van het team dat bestaat uit 13 medewerkers zijn we op zoek naar een office manager/executive assistant.

Functie

In deze combinatie-rol ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het hele kantoor en zorg je ervoor dat het kantoor op rolletjes loopt en dat iedereen zich kan focussen op het werk. Het gaat dan om alle dagelijkse office- en facility taken zoals het ontvangen van gasten, het verzorgen van de lunch, het beheer en bestellen van kantoorbenodigdheden en het onderhouden van contact met de ICT provider, verhuurder en andere leveranciers en dienstverleners. Je biedt ondersteuning op HR-gebied en draagt zorg voor het onboarden van nieuwe medewerkers. Ook werk je nauw samen met de financieel manager op administratief en HR gebied. Verder beheer je de agenda en mailbox van een aantal partners en boek je hun vluchten, hotels en restaurants. Je bereidt de wekelijkse investment committee voor en handelt declaraties af. In deze centrale rol heb je een belangrijke signaalfunctie. Je biedt een luisterend oor en weet zaken die aandacht nodig hebben te adresseren. Naast alle administratieve en facilitaire taken organiseer jij ook team events en borrels. Hierbij krijg je alle vrijheid om creatieve en leuke activiteiten te bedenken.

Ideale kandidaat

Je bent een echte zelfstarter en in staat vooruit te denken. Je hebt gevoel voor verhoudingen en schakelt gemakkelijk. Ontzorgen zit in jouw natuur en je hebt oog voor detail, kwaliteit en snelheid. Altijd met een positieve instelling en een opgeruimd karakter. Je werkt zelfstandig, bent betrokken en neemt verantwoordelijkheid. Je communiceert helder en to the point. Je bent een verbindende factor, een spin-in-het-web en staat voor integriteit. Je werkt zeer gestructureerd en weet de juiste prioriteiten te stellen Je bent flexibel en je staat sterk in je schoenen.

Functiecriteria

HBO werk- en denkniveau
Minimaal 5 jaar relevante werkervaring
Ervaring binnen de financiële / zakelijke dienstverlening een grote pre
Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal
Perfecte beheersing van Office 365
24 - 32 uur per week, op kantoor, vrijdag is vaste vrije dag
Parkeergelegenheid