Senior Executive Assistant DT, COARE & MIES Architectuur, Utrecht
(2023-00015)
Organisatie
COARE realiseert inspirerende architectuur- en bouwprojecten door heel Nederland voor bedrijfsleven, onderwijs en zorg, die het welzijn voor mensen én organisaties verhogen. COARE maakt het verschil in de bouw en onderscheidt zich met eerlijkheid en transparantie. COARE is een samenwerking aangegaan met Architectenbureau MIES in Ede. Onderdeel hiervan is dat COARE en MIES samen een nieuw kantoor in Utrecht gaan betrekken.
Voor dit nieuw te openen kantoor in Utrecht zijn wij op zoek naar een ervaren executive assistant ter ondersteuning van het directieteam.
Functie
In deze rol bied je all-round ondersteuning aan het directieteam, dat bestaat uit 4 leden. Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, secretariële en organisatorische ondersteuning. Je regelt alle informatiestromen, intern en extern, handelt deze waar mogelijk af en zet zaken in gang. Je toont grote betrokkenheid, weet de dag zo efficiënt mogelijk in te delen, plant, coördineert en zorgt voor adequate follow-ups. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de vele contacten. Het DT overleg wordt door jou voorbereid, je verzamelt en verspreidt de benodigde stukken, maakt notulen en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken. Ook neem je een aantal ondersteunende HR-taken voor jouw rekening. Door je betrokkenheid, kennis van het team en het bedrijf, kun je anticiperen op te nemen acties en een proactieve ondersteuning bieden. Verder werk je nauw samen met de office managers op de kantoren Amsterdam en Utrecht. Je krijgt alle kans om je talenten breder in te zetten en te ontwikkelen.
Ideale kandidaat
De ideale kandidaat is een proactieve en betrouwbare executive assistant met een open, no-nonsense instelling. Je functioneert zelfstandig, beschikt over een helicopterview en neemt werk uit handen. Je bent flexibel en nauwkeurig in je werk en voorziet de consequenties van je handelen. Je bent een discrete en collegiale teamplayer waar mensen zich prettig bij voelen. Actie, teamwerk en vooruitdenken passen bij je karakter. Je bent analytisch sterk, nieuwsgierig en gedreven. Je beschikt over uitstekende sociale, communicatieve en organisatorische vaardigheden. Je voelt je thuis in een dynamische en hectische werkomgeving.
Functiecriteria
HBO werk- denkniveau
Ruime relevante werkervaring in een soortgelijke (EA) functie (10+ jaar)
Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
Tech-savvy; uitstekende beheersing van Office365
Fulltime beschikbaar
Uitstekende arbeidsvoorwaarden