Plannen, prioriteiten en perfectie: tips voor het beheersen van agenda’s

Een van de meest essentiële vaardigheden voor een Executive Assistant of Office Manager is het vermogen om effectief te plannen en prioriteiten te stellen. In een wereld vol onverwachte wendingen en constante veranderingen is het cruciaal om de baas te blijven over de agenda’s en ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. We hebben gesproken met Suzanne en Marlies, twee ervaren professionals in het topsegment. Zij delen graag hun inzichten en tips.

Prioriteiten stellen en verwachtingen managen

Het stellen van prioriteiten en verwachtingsmanagement zijn een paar belangrijke aspecten van effectief plannen. Suzanne benadrukt het belang van direct checken hoeveel prioriteit een taak heeft en doorvragen om verwachtingen te kunnen managen. “Je moet er sowieso van uitgaan dat jouw dag niet loopt zoals jij hem bedenkt. Ik laat dingen nooit tot het laatste moment liggen. Er kan van alles altijd tussenkomen. Dus beter nu doen dan uitstellen,” vertelt Suzanne.

Bij Marlies, die de Chief Financial Officer ondersteunt, is een goede planning van cruciaal belang. “Wij zijn verantwoordelijk voor de corporate financial planning. Ik ben dus enorm van het plannen. Het mag echt niet misgaan. Er zit een bepaalde volgorde in. Welke meeting, met wie en wanneer. Iedereen leeft volgens die corporate kalender.”

Reisplanning en voorbereiding

Als EA of PA is reisplanning vaak een belangrijk onderdeel van het werk. Zo maakt Suzanne gebruik van een driemaandelijkse planning waarin ze reizen opneemt en voor elke reis een gedetailleerd overzicht maakt. Marlies bekijkt de reis alsof ze zelf op reis gaat om te anticiperen op mogelijke uitdagingen en verwachtingen. Bij een grote organisatie met meerdere landen is goede corporate travelplanning essentieel, inclusief het hebben van meerdere paspoorten om soepel door verschillende landen te kunnen reizen.

Communicatie en informatiebeheer

In een tijdperk waarin veel communicatie via digitale kanalen plaatsvindt, kan het lastig zijn om alle benodigde informatie te verkrijgen. Suzanne en Marlies benadrukken het belang van goede communicatie en het stellen van de juiste vragen om de benodigde achtergrondinformatie te verkrijgen. Daarbij moet je dus slim gebruik maken van de zeldzame momenten die je hebt met diegene die je ondersteunt.

Organisatie en up-to-date blijven

Om up-to-date te blijven en niets over het hoofd te zien, hebben Suzanne en Marlies hun eigen systemen ontwikkeld. Marlies maakt gebruik van aparte directories in haar inbox en markeert e-mails die opgevolgd moeten worden met een vlaggetje. Suzanne heeft tot vrij recent gewerkt met heren die hun emails geprint wilden hebben. Zij schreven hierop dan hun antwoord of dicteerden dit aan haar om te beantwoorden. “Lekker old school, heerlijk!” De generatie van nu communiceert veel via Whatsapp, wat een uitdaging is, want je kunt hierdoor belangrijke informatie missen. “Het is dus belangrijk te checken of er afspraken zijn gemaakt waarvan jij op de hoogte moet zijn.” Beiden benadrukken hoe belangrijk het is dat je van anderen leert en uiteindelijk een systeem ontwikkelt dat voor jou werkt.

Ben jij klaar om jouw planningsvaardigheden in te zetten op een plek waar ze écht tot hun recht komen? Of wil jij de switch maken naar een andere functie? Wij horen graag van je. Neem contact op om te kijken welke vacatures bij jou passen!