Geheimen van succesvolle executive assistants: insider tips van ervaren EA’s (deel 1)
In ons drieluik dat we de komende weken met je delen vertellen Isabel Becker en Inge Strating, twee ervaren Executive Assistants hoe zij als strategisch sparringpartner van het C-level management succesvol zijn. Heb je vragen naar aanleiding van deze serie? Neem dan vooral contact met ons op. We kijken uit naar je bericht.
‘Om succesvol te zijn in deze rol, is een aantal zaken onmisbaar. Open staan voor anderen, zodat je bepaalde zaken hoort en een signaleringsfunctie kunt vervullen. Maar ook je tenen kort houden én goed leren relativeren zijn belangrijke eigenschappen van een goede EA’, aldus Isabel. ‘Kijk, ieder heeft zo zijn eigen rol in een organisatie en mijn motto is ‘stay humble’. Het gaat erom dat je goed kijkt naar wat er nodig is en vanuit die instelling je werk doet.’
Wees intrinsiek gemotiveerd
Inge vult aan: ‘Dat zijn eigenschappen die ik inderdaad herken. Verder is het belangrijk om intrinsiek gemotiveerd te zijn. In deze rol moet je het niet erg vinden om een keer ‘s avonds benaderd te worden of in het weekend een bepaalde (spoed)klus op te pakken.’
Houd niet te strak vast aan kantoortijden
Isabel: ‘De bereidheid om buiten kantoortijden gebeld te worden hoort daar inderdaad bij. Zelf werk ik rechtstreeks voor de drie oprichters van het bedrijf en zij hebben allemaal zo hun eigen gewoontes. Waar de één ‘s ochtends zijn hoofd leeg maakt, stuurt de ander me juist ’s avonds een soort van braindump via WhatsApp. Ik weet dan dat ik er op dát moment niets mee hoef te doen, maar dat het zijn manier is om ontspannen de avond in te gaan. En dat is prima.’
Creëer vertrouwen en gelijkwaardigheid
Inge: ‘Je weet op een gegeven moment van elkaar hoe de ander graag werkt. Ook vertrouwen is hierin essentieel. Net als respect en gelijkwaardigheid. Het is belangrijk om je uit te durven spreken, vooral ook tegen je executives. Uiteraard is het in een functie als de onze, tevens belangrijk om rust en respect uit te stralen. Je bent een vertrouwenspersoon voor het C-level maar ook voor de andere collega’s. Dat vraagt om fingerspitzengefühl waarbij je open en toegankelijk bent maar tegelijkertijd een bepaalde afstand behoudt, en vooral niet naïef bent.’
Stel je integer op
Isabel: ‘Helemaal eens. Intuïtie is in onze rol heel belangrijk en dat ontwikkel je gaandeweg. Soms voelt mijn baan als een balans-act waarbij je heel goed moet kijken naar wat je weg kunt geven en naar wat je beter voor jezelf houdt. Daarom werk ik ook het gros van mijn tijd op kantoor. Want als ik echt mijn kwaliteiten in wil zetten dan is fysieke aanwezigheid onmisbaar.’ ‘Je wilt immers goed bereikbaar zijn voor je collega’s’, vult collega Inge aan. ‘Je bent namelijk ook een soort vertrouwenspersoon binnen de organisatie.’ ‘Klopt’, aldus Isabel, ‘in onze functie heb je nu eenmaal meerdere rollen: je bent lid van het leiderschapsteam, maar ook onderdeel van het andere, meer uitvoerende team. Of teams. En dat vraagt om empathisch vermogen.’
Samenvattend: toffe, maar uitdagende klus
Kortom, EA word je niet zomaar. Wat er nog meer nodig is om deze functie op een goede manier uit te voeren? In ons volgende blog, dat over twee weken verschijnt, geven Inge en Isabel meer tips om duurzaam succesvol te zijn in deze uitdagende en tegelijkertijd práchtige functie. Heb je in de tussentijd al vragen? Neem dan vooral contact met ons op.