Geheimen van succesvolle executive assistants: insider tips van ervaren EA’s (deel 2)
In deel twee van het drieluik dat we de komende weken met je delen vertellen Isabel Becker en Inge Strating, twee ervaren Executive Assistants hoe zij als strategisch sparringpartner van het C-level management succesvol zijn. Heb je vragen naar aanleiding van deze serie? Neem dan vooral contact met ons op. We kijken uit naar je bericht.
Het vorige blog eindigden we met het belang van het beschikken over empathisch vermogen voor de EA. Inge vervolgt: ‘Zelf heb ik veel interesse in zaken als NLP, systemisch werken en psychologie. Persoonlijke ontwikkeling die ook erg waardevol is voor onze rol, net als het bijhouden van verdere kennis en ontwikkeling overigens. Het geeft inzicht in je eigen doen en laten, en dat van de ander. Daarnaast hebben dynamieken in een organisatie vaak onderliggende redenen. Het is dus handig dat je, vanuit je kennis en ervaring, in staat bent om te zoeken naar het ‘waarom’ achter bepaalde gedragingen en dat je daardoor neutraler in situaties kunt staan.’
Neem zaken niet persoonlijk
Isabel: ‘Het voegt bovendien helemaal niets toe als je zaken persoonlijk neemt. Soms zit iemand, dus ook een CEO, nu eenmaal wat minder goed in zijn of haar vel en worden de zaken wat korter door de bocht gezegd dan bedoeld. Je moet, vanuit je rol als EA, in staat zijn om daar doorheen te kijken.’ ‘Eens’, aldus Inge. ‘Een EA is misschien juist wel op die mindere dagen extra nodig, om net dan dat extra beetje support te bieden.’
Brede interesse en zien van kansen
Inge vervolgt: ‘Het hebben van een brede interesse en het zien van kansen is ook belangrijk. De inhoud van je functie kan namelijk heel breed zijn. Zo was ik verantwoordelijk voor de verhuizing van het kantoor en voor het implementeren van een nieuwe manier van het managen van reizen en declaraties, maar organiseer ik ook een diversiteit aan events, voor de directie en voor collega’s. Het is met regelmaat nodig om een vliegende kiep te zijn die inspringt daar waar nodig.’ ‘Same here’, vult Isabel aan. ‘Toen het bedrijf waar ik werkte werd verkocht heb ik bijvoorbeeld de communicatie daaromtrent op me genomen, net als het opnieuw opstellen van de arbeidscontracten. Om deze functie goed uit te kunnen voeren heb je minimaal een hbo denk- en werkniveau nodig.’
Zet door, accepteer geen nee
Inge: ‘Dat denk- en werkniveau heb je ook nodig als het eens tegenzit. Je moet de capaciteiten hebben om door te zetten. Accepteer niet zomaar ‘nee’. Wanneer je er vanuit je rol en verantwoordelijkheden van overtuigd bent dat het nodig is om iets te bereiken, dan wil (en moet!) je daar je schouders onder zetten.’
Beschik over een goed netwerk
Isabel: ‘Het beschikken over een goed netwerk, is daar ook onmisbaar bij. Je moet snel kunnen schakelen en dicht bij de juiste mensen kunnen komen. Dat maakt je rol een stuk gemakkelijker.’
Kortom, EA word je niet zomaar. Wat er nog meer nodig is om deze functie op een goede manier uit te voeren? In ons volgende blog, dat over twee weken verschijnt, geven Inge en Isabel meer tips om duurzaam succesvol te zijn in deze uitdagende en tegelijkertijd práchtige functie. Heb je in de tussentijd al vragen? Neem dan vooral contact met ons op.