De rol van AI voor de EA: kies voor efficiëntie en effectiviteit

AI is overal. Maar wat is AI eigenlijk? Artificial intelligence (AI) verwijst naar het vermogen van computersystemen om menselijke intelligentieprocessen na te bootsen. Dit omvat taken zoals leren, redeneren, problemen oplossen, perceptie en interactie met de omgeving. Met andere woorden, AI stelt computers in staat om taken uit te voeren die normaal gesproken menselijke intelligentie vereisen.

In jouw rol als executive assistant (EA) kunnen deze tools een wereld van verschil maken. In deel twee van dit tweeluik, gaan we dieper in op de mogelijkheden die AI je als EA biedt én we delen de belangrijkste AI-tools voor de EA met je. Heb je, na het lezen ervan, nog vragen? Neem dan vooral contact met ons op.  

Automatisering van Taken met AI 

Aan het woord is Frances Jiesamfoek, sr. Consultant bij van der pal recruitment: ‘Een van de meest waardevolle aspecten van AI is de mogelijkheid om repetitieve taken te automatiseren. Denk aan het opstellen van brieven, documenten, facturen, presentaties en meer. AI-tools zoals ChatGPT, CoPilot en Compose AI kunnen je helpen bij het genereren van inhoud, het controleren op grammaticale fouten en zelfs het aanpassen van de toon en stijl aan jouw voorkeuren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je meer ruimte hebt om je te concentreren op taken die meer menselijke interactie vereisen, zoals het voeren van empathische gesprekken met klanten of het ontwikkelen van strategieën. 

Handige AI-tools voor EA’s 

Welke specifieke AI-tools zijn er beschikbaar voor jou als EA? Hier zijn enkele handige opties: 

• ChatGPT: helpt bij taalcontrole, feedback en presentatie-opzet. 
• Copilot: ideaal voor het uitwerken van notulen, evenementen plannen en reisplannen finetunen. 
• Fireflies en Otter.ai: handig voor het uitwerken en samenvatten van vergaderingen, met extra zoek- en samenvatfuncties. 
• Gemini: gebruikt het internet als bron, waardoor informatie altijd actueel is. 
• Slidedspeak: maakt presentaties op basis van geüploade informatie. 
• Compose AI: helpt bij het opstellen van e-mails. 
• Wiseone: biedt interessante antwoorden op gestelde vragen of artikelen. 

De menselijke touch in een AI-wereld blijft 

Maar betekent dit dat de rol van een EA overbodig wordt door AI? Absoluut niet. De menselijke touch blijft van onschatbare waarde in veel aspecten van het werk van een EA. AI kan taken automatiseren en efficiëntie verbeteren, maar het is de EA die de nuances begrijpt, empathie toont en out-of-the-box denkt wanneer dat nodig is. De rol van een EA is meer dan alleen het uitvoeren van taken; het draait om het opbouwen van vertrouwensrelaties, het anticiperen op behoeften en het bieden van ondersteuning op maat. 

Het optimaal benutten van AI als EA 

Dus hoe kun je AI het beste inzetten in jouw rol als EA? Begin met experimenteren. Maak een account aan bij de AI-tools die het beste bij jouw behoeften passen en probeer ze uit in je dagelijkse werkzaamheden. Vraag ook je collega’s om advies en deel kennis over hoe AI jullie werk kan verbeteren. En als je meer wilt leren, zijn er tal van bronnen beschikbaar om je kennis over AI te vergroten. Natuurlijk mag je ook altijd contact met ons opnemen om eens te sparren. Verder hebben we goede ervaringen met Schoevers Opleidingen als je echt de diepte in wilt.

AI als waardevolle partner 

“AI kan een waardevolle partner zijn in jouw rol als EA, mits op de juiste manier ingezet. Door repetitieve taken te automatiseren, kun je meer tijd vrijmaken voor taken die menselijke interactie vereisen, terwijl je toch de controle behoudt over de nuances en subtiliteiten van jouw werk. Dus, omarm AI als een bondgenoot en laat het je ondersteunen in het bereiken van jouw doelen als EA. Want één ding is zeker: AI is here tot stay”, besluit Frances.  

Verder praten over dit belangrijke thema? Voel je vrij om contact met ons op te nemen. We helpen je graag op weg.