De smaak van succes: zo maak je als EA het onmogelijke mogelijk

Isabel Becker en Inge Strating, twee ervaren Executive Assistents vertellen hoe zij als strategisch sparringpartner van het C-level management succesvol zijn. In dit blog geven ze voorbeelden uit de praktijk. Herkenbaar? Leerzaam? Hoe dan ook: heb je vragen naar aanleiding van deze serie? Neem dan vooral contact met ons op. We kijken uit naar je bericht.  

Training niet geregeld 

Inge: ‘Als EA moet je niet alleen stressbestendig zijn, maar ook razendsnel kunnen schakelen als de situatie daar om vraagt. Zo kwam er een tijd terug een collega naar me toe met de vraag of de tweedaagse training van de week erop nog door ging. De organisatie van deze training ging buiten mij. Er bleek nog niks geregeld te zijn, behalve dat de trainer geboekt was. Op dat moment heb ik álles laten vallen en ben ik aan de slag gegaan. Uiteindelijk kwam alles op zijn pootjes terecht: van het uitnodigen van de collega’s, tot de locatie en het regelen van vluchten en accommodatie. Dus ondanks het feit dat je als EA duidelijk je grenzen aan moet geven, is het ook evident dat je er staat wanneer een situatie daarom vraagt. Een EA is dus zeker niet alleen op de achtergrond aanwezig, in deze functie wordt ook met regelmaat een beroep op je durf, lef en leiderschap gedaan. Dat maakt ons vak ook zo ongelofelijk leuk wat mij betreft.’ 

Locatie op het laatste moment anders 

Isabel: ‘In mijn geval ging een dergelijke situatie om een meeting met het leiderschapsteam. Zoals je ongetwijfeld weet is dat veel organisatorisch werk vooraf. Gelukkig was alles op tijd in kannen en kruiken. Tót de betrokken CEO twee, ik herhaal: twéé dagen voor de training bedacht dat er veel meer mensen aangehaakt moesten worden. Doordat de groep een stuk groter werd paste de locatie niet meer en moesten we uitwijken naar een locatie die ik eerder geboekt had, maar die afgezegd moest worden. Die locatie zat inmiddels vol natuurlijk… Ook hiervoor gold dat het, dankzij volop inzet, uiteindelijk allemaal wel geregeld werd. Maar vraag niet hoeveel energie het kostte. Soms moet je inderdaad echt het onmogelijke mogelijk maken.’ 

Onverwacht naar het buitenland 

Inge lacht: ‘En dan zijn er natuurlijk altijd nog de vliegtickets die op het laatste moment omgeboekt moeten worden. Ook dan is je netwerk hartstikke nodig, omdat je dan direct met de juiste personen schakelen kunt. In één van de eerdere blogs vertelde ik al hoe belangrijk het is dat je intrinsiek gemotiveerd bent. Een tijd geleden, het was nog in de coronaperiode, belde de executive waar ik voor werkte me in het weekend omdat hij onverwacht zo snel mogelijk naar het buitenland moest. Ik stond op het punt om met een vriendin te gaan wandelen. En tóch zijn dat de momenten dat mijn werk voorrang krijgt. Ik heb gezegd dat ik iets later zou komen en ben aan de slag gegaan met het regelen van een vliegticket en de benodigde testen. Dat soort onverwachte verzoeken zijn part of the job, wanneer je als EA werkzaam bent. Wil je dat niet, dan is het goed om je af te vragen of deze rol je écht gelukkig gaat maken.’ 

Met griep in Las Vegas: vlucht gecanceld 

Isabel: ‘Ik had onlangs een soortgelijke situatie bij de hand, maar dan andersom.  Twee van onze directieleden waren een week lang in Las Vegas geweest voor een beurs. Bleek na deze drukke, intensieve week dat hun terugvlucht gecanceld was. Dat zijn de momenten dat je in de avonduren telefonisch met twee gefrustreerde mannen te maken krijgt, waarvan één ook nog grieperig. Zij wilden, heel begrijpelijk, maar één ding: naar huis, naar hun familie. Natuurlijk heb ik zo snel mogelijk alles in gang gezet zodat ze rap een terugvlucht hadden. Maar waar het daarnaast ook om gaat, is dat je een luisterend oor bent en hen het gevoel geeft dat ze op je kunnen bouwen. Dat is, zeker als je ziek bent én in een drukke stad zit, vaak al een grote geruststelling.’ 

Kortom, EA word je niet zomaar. Wat er nog meer nodig is om deze functie op een goede manier uit te voeren? Heb je, vanuit een opdrachtgeversrol vragen? Of wil je graag zelf via een gerenommeerd bureau als EA aan de slag? Neem dan vooral contact met ons op.