Effectief communiceren: 10 tips voor de EA en PA

Effectief communiceren is cruciaal voor een personal- of executive assistent. Je bent immers de spin in het web 3.0 in je organisatie. Als PA of EA moet je relevante info goed kunnen overbrengen: notities maken, vergaderingen plannen, je tijd managen, werkstromen en processen beheren vanuit verschillende stakeholders, relaties opbouwen en onderhouden, het eerste aanspreekpunt én de ogen en oren van je directielid zijn.

En dat is slechts een fractie van je takenpakket.
Ga er maar aan staan.
Je zou van een minder uitgebreide taakomschrijving al stress krijgen.

Dus hoe doe je dat? Voldoen aan bovenstaande beschrijving, zélf overeind blijven en duurzaam plezier in je werk ervaren.

Geen nood.

Wij helpen je.

Komt-ie:

10 tips waar je vandaag nog mee kunt starten

Tip 1
Luister actief

Zorg ervoor dat je aanstaat. Maar dan écht. Stel vragen, let op je non-verbale houding. Weet wanneer je moet zwijgen en besteed aandacht aan de kleine details. Omdat jij goed op de hoogte bent, houd je de vaart er goed in. Dat werkt lékker!

Tip 2
Gebruik duidelijke en beknopte taal

Vermijd jargon en technische termen. Je hebt te maken met verschillende mensen in verschillende functies. Kies de passende benadering. Tip: volg je intuïtie. Die vertelt je vaak de waarheid.

Tip 3
Blijf professioneel

Nog een keer: blijf professioneel. Altijd. Wat dat betekent? De toon aanhouden die past in de situatie. Dat vraagt om empathie en om organisatiesensitiviteit. En soms? Soms is het learning bij doing: één stap vooruit, en twee terug. Niet erg, zolang je er maar bewust mee bezig bent.  

Tip 4
Organiseer slim

Tuurlijk, open deur, denk je misschien. Toch is er vaak tijdwinst te behalen op dit vlak. Leg informatie goed vast, zorg dat je er vanaf elke locatie altijd bij kan. Ben je digitaal vaardig genoeg om dit te doen? Spijker anders bij. Dat is absoluut geen schande nu alle ontwikkelingen zo snel gaan.

Tip 5
Bouw relaties op

Vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Dat is niet alleen een ietwat oubollig, maar vooral een kloppend gezegde. Bouw daarom rustig en gestaag aan de band met je collega’s, klanten en andere belanghebbenden. A: je krijgt meer voor elkaar. B: je werk is een stuk leuker, en C: je neemt de regie door een werkomgeving te creëren waarin een positieve sfeer de boventoon voert. En dan voelt die maandagochtend tóch net even anders.

Tip 6
Stimuleer feedback

Het blijft een ding: het (ontspannen) geven en ontvangen van feedback. En toch is die vaardigheid onmisbaar voor een langdurig succesvolle relatie. Het helpt jou en je omgeving groeien en verbeteren en leidt naar gelijkwaardig partnerschap. Jij als EA of PA verdient niets minder dan dat.

Tip 7
Word comfortabel met conflicten,

Moeilijke gesprekken vindt niemand fijn. Toch horen ze erbij. Loop er niet voor weg, vermijd ze niet. Uiteindelijk draagt het aangaan van dat lastige, maar constructieve gesprek, bij aan wederzijds vertrouwen en dwing je respect af bij je omgeving. Bonustipje: wees altijd hard op de inhoud, maar zacht op de relatie.  

Tip 8
Zeg op tijd nee.

Je kent het vast wel: je dag zit al overvol en voor je het weet hoor je jezelf ‘ja tegen een taak zeggen waar je eigenlijk geen tijd voor hebt. Besef dat ‘nee’ ook een antwoord is. En dat die ene ‘nee’ je een ‘ja’ geeft op de taken die je al eerder op je planning had staan. Versta de kunst van het nee zeggen.

Nog even dit
Speciaal voor sommige vrouwen onder ons: er hoeft geen ellenlange uitleg bij je nee. En zeker geen sorry. Heb jij weleens geteld hoe vaak je (onnodig!) sorry op een dag zegt? Nergens voor nodig als je je best doet om alle ballen hoog te houden. En als iemand dat doet ben jij dat wel als perfectionist in een uitdagende rol die vraagt om oog voor detail. Dus.

Tip 9
Laat je stem horen

Spreek luid en duidelijk. Geef je mening zonder angst en spreek je uit en blijf tegelijkertijd altijd tactvol. Houd emoties, in je zakelijke omgeving, zoveel mogelijk buiten de deur en leg rustig uit wat je van een bepaalde casus vindt. En onthoud: agree to disagree is óók een prima basis voor een verdere samenwerking.

Tip 10
Communiceer open

Dat klinkt simpel. Maar het is moelijker dan je misschien denkt. Open communiceren betekent ook dóórvragen als iets je niet duidelijk is. Of om durven benoemen wat er tussen de regels door wel gezegd, maar niet uitgesproken wordt. Allemaal vaardigheden die nodig zijn om met je executive op dezelfde golflengte te blijven. Dat zal hij of zij waarderen en soms zelfs stimuleren om net wat anders met je om te gaan!

Lang verhaal kort

Oké, even kort door de bocht: laat je niet gek maken.

Uiteindelijk draait het, zoals met alles in het leven, om balans. Zeker in jouw functie. Want aan de ene kant ben je enorm servicegericht en ondersteunend aan iemand. Maar aan de andere kant vraagt jouw functie om leiderschap en het nemen van regie. Bijna zoals een koorddanser balanceert zonder te vallen. Geef jezelf soms maar eens een schouderklopje, omdat je het tóch maar mooi allemaal doet.

Koffie doen?

Kortom, effectieve communicatie is cruciaal, zodat jij optimaal kunt functioneren in je functie. Als je dat op een tactvolle manier naar je omgeving kunt uitstralen, dan heb je goud in handen. En de organisatie waar je voor werkt ook. Met jou namelijk.

Kom anders een keer koffiedrinken. Dan praten we nog even door. Wordt er eens voor jou gezorgd in plaats van andersom.