5 skills en competenties die onmisbaar zijn voor een EA of OM
Als executive assistant (EA) of office manager (OM) ben je de spil van een organisatie of dé steunpilaar van een directielid. Zoals je weet is dit een belangrijke rol met veel verantwoordelijkheden. Om je werk goed te kunnen doen moet je de juiste skills, competenties en persoonlijkheid hebben. Maar waar hebben we het dan precies over? Wat zijn de 5 skills waarmee je als executive assistant het verschil kan maken voor een persoon of organisatie? We zetten het even voor je op een rij.
Helpend, ondersteunend en toegewijd
Dienstbaarheid is een van de belangrijkste eigenschappen van een goede EA of OM. Als EA heb je een hechte relatie met degene die je ondersteunt en het is aan jou om deze ondersteuning te vertalen naar handelingen en taken. Dat is wat wij dienstbaar noemen. En dat kan dus voor iedereen anders zijn. Waar het over gaat is dat je begrijpt wat iemand nodig heeft om tot zijn of haar recht te komen en dat jij dat mogelijk maakt. Het is jouw succes als de ander succesvol is.
Goed luisteren en kijken
In het verlengde van dienstbaarheid, ligt goed kunnen luisteren. Om te ontdekken wat iemand nodig heeft om succesvol te zijn, moet je goed luisteren naar zijn of haar behoefte. Maar daarnaast moet je ook kunnen luisteren naar alles wat er speelt in de organisatie én daarbuiten; je bent iemands oren en ogen. Je scant informatie en bepaalt wat relevant is en wat niet. Je bent als het ware de poortwachter en zorgt ervoor dat alleen die informatie in de inbox of op het bureau belandt, die er echt toe doet. De ruis blijft buiten de deur.
Technische kennis en flexibiliteit
Een derde eigenschap is de bereidheid om mee te gaan in IT-ontwikkelingen. Dit klinkt misschien voor de hand liggend, maar wij zien in de praktijk dat dit niet zo vanzelfsprekend is. Een echt goede EA of OM is flexibel en past zich snel aan aan nieuwe systemen. De professionals die zich onderscheiden van de rest blijven zich op dit vlak ontwikkelen, nemen initiatief en hebben een voortrekkersrol.
Kennis van zaken
Natuurlijk moet een EA of OM feeling hebben met de zaak of organisatie. Het is belangrijk om kennis te hebben van de business en te begrijpen hoe het bedrijf werkt. Je moet snappen welke stakeholders er zijn en welke politieke krachten er spelen. Zo kan je bepalen welke beslissingen je moet nemen in het belang van de organisatie en degene die je ondersteunt, welke initiatieven er nodig zijn en welke stappen je kunt zetten om op de juiste manier te ondersteunen.
In ontwikkeling blijven
Tot slot moet je je als EA of OM blijven ontwikkelen en nieuwe dingen willen leren. In deze snel veranderende wereld is dat een belangrijke eigenschap. Dit kan bijvoorbeeld door het volgen van trainingen, maar ook door het doen van stages of door mee te lopen met collega’s van andere afdelingen. Op die manier leer je de praktijk kennen en geef je verdieping aan je rol als EA of OM.
En natuurlijk zijn eigenschappen als discretie en flexibiliteit essentieel voor een EA of OM. Ze zijn zo vanzelfsprekend dat we ze bijna vergeten te benoemen. Omdat je de spil bent van een organisatie of de steun en toeverlaat van een directielid, krijg je veel belangrijke en vertrouwelijke informatie onder ogen. Het is aan jou om hier op de juiste manier mee om te gaan.
Benieuwd of de rol van executive assistant of office manager iets voor je is? Wij gaan graag met je in gesprek om dit te ontdekken. Maar bel ons vooral ook als dit artikel een feest van herkenning is en je denkt: “dit verhaal gaat over mij!”. Want er liggen fantastische, uitdagende functies op je te wachten. Allemaal zwaar inhoudelijk en op hoog niveau. We kijken uit naar je reactie.