De ‘extra mile’: taken die je als EA/PA óók kunt krijgen

Wil jij weten hoe een dag van een Executive Assistant eruit ziet? Welke vragen er op het bord van een Personal Assistant liggen? Of waar een Office Manager mee moet dealen? Suzanne van Tiel en Marlies Meijer waren jarenlang onderdeel van de Raad van Advies van  Van der Pal Recruitment en werken als PA en EA. Tijd om ze het hemd van het lijf te vragen over hun jarenlange ervaring!

Suzanne heeft de Hogere Hotelschool Leeuwarden gedaan, in recruitment gewerkt en ging daarna als Personal Assistant aan de slag in het Amstel Hotel. Inmiddels ondersteunt ze al meer dan tien jaar de eigenaar van International Brands Group en is ze zowel Office Manager, Personal Assistant als Executive Assistant in een zeer nauwe en persoonlijke setting waarbij ze dag en nacht bereikbaar is.

Marlies is haar loopbaan begonnen als medisch secretaresse en heeft vervolgens lange tijd in de bankenwereld gewerkt. Zij ondersteunt nu, als Executive Assistant, al 16 jaar de CFO van AkzoNobel en krijgt in deze grote corporate setting te maken met ontzettend veel verschillende vereisten, regels en compliance.

Uitdagende taken

Nu denk je misschien bij het horen van de term ‘Personal Assistant’ meteen aan scènes uit The Devil Wears Prada. Waar hoofdpersonage Andy allerlei uitdagende taken krijgt. Maar hoe zit dat nu eigenlijk bij Suzanne en Marlies? Suzanne schiet in de lach en zegt: “Ik kijk echt nergens meer van op en ben niet snel te shockeren.” Marlies knikt instemmend en voegt eraan toe: “Dat herken ik. In mijn bankentijd woonde ik in Oegstgeest. De persoon voor wie ik werkte, woonde in Haarlem en moest naar een gala, maar zijn zoon had zijn smokingoverhemd geleend en studeerde in Leiden. Dus kreeg ik dat vieze, gekreukelde hemd in mijn handen geduwd en stond ik daar in Leiden te wassen en te strijken, zodat het op tijd weer netjes was. En alsof dat nog niet genoeg was, heb ik zelfs een keer sinterklaasgedichten geschreven voor de persoon die ik ondersteunde, zijn drie dochters én zijn vrouw. Een hele klus, kan ik je vertellen!”

Bijzondere verzoeken

In hun loopbaan kregen zowel Marlies als Suzanne te maken met allerlei bijzondere verzoeken. Op de vraag of ze dat ooit beu waren, schudden ze tegelijkertijd hun hoofd. “Als je zo’n sterke band hebt met iemand, dan kijk je nergens meer van op. Daar doe je het voor,” zegt Suzanne. Marlies vult aan: “Die extra mijl gaan zonder dat het energie kost, dat is juist wat ik zo geweldig vind aan mijn werk.”

Maar natuurlijk waren er wel eens verzoeken die echt een paar stappen verder gingen. Suzanne hoeft niet lang na te denken over een voorbeeld. “In een hotel krijg je soms de vreemdste verzoeken. Zoals een specifieke luchtvochtigheid in de kamer of een bepaalde kleur M&M’s uit de bak. Ik herinner me een keer dat iemand een speciaal kussentje bij zich had en dat per ongeluk op een lamp had laten liggen, waardoor het verbrandde. We hebben toen uitgezocht waar dat kussentje vandaan kwam en het laten repliceren.”

Marlies heeft ook meteen een voorbeeld paraat. “Ik werkte voor iemand die verwikkeld was in een vechtscheiding. Ze hadden een convenant van maar liefst 36 pagina’s. Maanden werk! Ik moest de meest extreme dingen uitzoeken. Zijn echtgenote gaf nogal veel geld uit, dus we moesten elke uitgave tot in detail verantwoorden.”

Familiaire band

Wie denkt dat zulke verzoeken al snel te veel van iemand vraagt, heeft het mis. “Je bouwt zo’n nauwe band op met iemand dat het bijna als familie voelt. Ik weet alles van hem,” legt Suzanne uit.

Maar die familiaire band is niet altijd vanzelfsprekend, voegt Marlies eraan toe. “In mijn huidige beursgenoteerde bedrijf hebben we een code of conduct, waarin strikte scheiding tussen zakelijk en privé wordt gehanteerd. Dus dat kan ook.”

Sterke vrouw op de achtergrond

Niet iedereen kan een functie zoals die van Marlies of Suzanne vervullen.  Ze zijn het er unaniem over eens dat het in je natuur moet zitten. “Je moet het leuk vinden om anderen van dienst te zijn. Je bent de sterke vrouw op de achtergrond.”

Dus, als je klaar bent om de sprong te wagen naar een nieuwe organisatie of je jezelf ziet in een andere positie, wacht dan niet langer en laat van je horen. We kijken uit naar je bericht!