Waarom feedback geven als EA cruciaal is voor professionele ontwikkeling
Feedback is een krachtig instrument dat iemand, zoals bijvoorbeeld de Executive waar je voor werkt, inzicht geeft in zijn of haar gedrag en prestaties, en dat levert altijd iets op. Verbeterpunten uitspreken of bevestiging van goed werk geven: constructieve feedback is essentieel voor groei en succes op de werkvloer. Maar hoe geef je effectief feedback? Graag delen we enkele tips met je om in gedachten te houden tijdens je feedback-gesprek.
Spreek vanuit de ik-vorm
Spreek vanuit de ik-vorm en betrek anderen er niet bij. Feedback moet persoonlijk zijn en gericht zijn op specifiek gedrag of prestaties. Vermijd algemene opmerkingen en focus op concrete voorbeelden of situaties. Het is belangrijk dat er vanuit twee richtingen feedback wordt gegeven. Dit helpt bij het opbouwen van een bloeiende samenwerking. Als Executive Assistant ontvang je niet alleen feedback, het is ook belangrijk dat je feedback kunt geven aan jouw Executive. Het is écht tweerichtingsverkeer dus.
Wees concreet en specifiek
Benoem precies wat je, vanuit jouw rol als EA, hebt gezien of gehoord, en hoe dit effect heeft op jou of op de collega’s. Gebruik voorbeelden om je punt te versterken en vermijd vage opmerkingen. Vraag, in datzelfde gesprek, ook gerust feedback. Je zult versteld staan wat er naar voren komt, waardoor je jouw Executive nog beter van dienst kunt zijn. Bovendien maakt dit het gesprek wat ‘zachter’, omdat je aangeeft ook open te staan voor feedback van de andere kant.
Doe het zo snel mogelijk
Wacht niet te lang met het geven van feedback. Herinneringen vervagen en details gaan verloren als je te lang wacht. Feedback is het meest effectief wanneer het direct na een gebeurtenis wordt gegeven, zodat het relevant en bruikbaar blijft. Als je actief feedback vraagt bied je de ander de gelegenheid om eerlijk te kunnen zijn en is het ook makkelijker om zelf feedback te geven. En zo krijg je een open communicatie, wederzijds begrip en bouw je aan vertrouwen. Dat zorgt ervoor dat er geen ruimte is voor onderhuidse spanningen waar het werk onder kan lijden. Integendeel, op deze manier met elkaar omgaan bevordert een gezonde werkrelatie.
Richt je op verandering
Richt je op gedrag dat veranderbaar is. Focus op aspecten waar de persoon controle over heeft en vermijd kritiek op zaken die buiten de macht van die persoon liggen. Houd het constructief en gericht op groei.
Geef feedback in een veilige omgeving
Kies een geschikte setting voor het geven van feedback. Doe dit één op één en in een aparte ruimte waar privacy gewaarborgd is. Dit creëert een veilige omgeving waarin de ontvanger open kan staan voor de feedback. In de ideale situatie maak je hier, samen met je Executive, een periodiek moment van, zodat je meer en meer gewend raakt aan op die manier met elkaar samenwerken.
Doe het sámen
Geef de ander ruimte om te reageren. Stel open vragen en moedig de ontvanger aan om zijn perspectief te delen. Zoek samen naar oplossingen of maak een vervolgafspraak om te bespreken hoe je kunt helpen bij het verbeteren van het gedrag of de prestaties. Let ook op non-verbale communicatie. Naast wat je zegt, is je lichaamstaal belangrijk. Wees empathisch en toon begrip tijdens het geven van feedback. Kijk ook naar de lichaamstaal van de ander. Heeft iemand zijn armen over elkaar? Dan kan dit erop wijzen dat de persoon tegenover je ‘op slot’ gaat. Benoem dit op een rustige manier: ‘Ik zie dat je…’ Door op die persoonlijke, maar zakelijke manier met elkaar om te gaan word je beter. Als team én als individu.
Alleen ga je sneller. Samen kom je verder
Door bovenstaande richtlijnen, samen met je eigen gevoel en je ervaring als EA te volgen, ben je in staat om effectief feedback te geven die zowel constructief als waardevol is voor de ontvanger. Het biedt de mogelijkheid tot groei en verbetering, en versterkt de relaties op de werkvloer. Verder praten over dit onderwerp? Neem contact met ons op.